Informacja dla sygnalistów o zasadach ochrony danych osobowych - umieszczana na stronach BIP (na podstawie art. 48 ust. 6 ustawy o ochronie sygnalistów)
Procedura
przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych
oraz podejmowania działań naprawczych przez Burmistrza Miasta i Gminy Młynary
§1. DEFINICJE
Ilekroć w niniejszym dokumencie jest mowa o:
- Organie - należy przez to rozumieć Burmistrza Miasta i Gminy Młynary jako podmiot publiczny zobligowany do rozpatrywania zgłoszeń zewnętrznych zgodnie
z Ustawą z 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów. - Koordynatorze ds. obsługi zgłoszeń - rozumie się przez to osobę odpowiedzialną za podejmowanie działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia
i dalszą komunikację ze zgłaszającym, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie zgłaszającemu informacji zwrotnej oraz nadzór nad całym procesem zgłoszeniowym i działaniem następczym; - Osobie uprawnionej do dokonania Zgłoszenia - rozumie się przez to osobę, która posiada prawo dokonania Zgłoszenia;
- Zgłaszającym - rozumie się przez to osobę dokonującą Zgłoszenia Naruszenia przy wykorzystaniu kanałów zgłoszeniowych określonych w niniejszej Procedurze;
- Osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub z którą osoba ta jest powiązana;
- Osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga zgłaszającemu w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym
w kontekście związanym z pracą; - Osobie powiązanej ze zgłaszającym – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub członka rodziny zgłaszającego;
- Sygnaliście - rozumie się przez to osobę dokonującą Zgłoszenia Naruszenia, której przyznano status Sygnalisty na zasadach określonych w niniejszej Procedurze;
- Procedurze - rozumie się przez to niniejszy dokument;
- Naruszeniu - rozumie się przez to taki stan faktyczny będący następstwem działania lub zaniechania świadczący o możliwości wystąpienia zdarzeń, naruszających lub mogących naruszać powszechnie obowiązujące przepisy prawa;
- Zgłoszeniu Naruszenia/Zgłoszeniu - rozumie się przez to przekazanie w trybie określonym w niniejszej Procedurze przez Osobę uprawnioną do dokonania zgłoszenia, informacji mogących świadczyć o Naruszeniu;
- Informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w organizacji, w której zgłaszający pracuje lub pracował, lub w innej organizacji, z którą zgłaszający utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
- Rejestrze Naruszenia (Rejestrze) - rozumie się przez to rejestr prowadzony
w związku z dokonywanymi Zgłoszeniami zewnętrznymi; - Wstępnej analizie Zgłoszenia - rozumie się przez to weryfikację treści Zgłoszenia pod kątem istnienia podstaw do jego rozpoznania w toku postępowania wyjaśniającego oraz przyznania Zgłaszającemu statusu Sygnalisty, w ramach której Koordynator ds. obsługi zgłoszeń ma prawo wystąpić do Zgłaszającego z prośbą
o uzupełnienie w wyznaczonym terminie danych zawartych w Zgłoszeniu Naruszenia; - Komisji Wyjaśniającej / Komisji - rozumie się przez to zespół wyjaśniający wskazany przez Koordynatora ds. obsługi zgłoszeń do kompleksowego wyjaśnienia okoliczności opisanych w Zgłoszeniu Naruszenia;
- Postępowaniu Wyjaśniającym / działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez organ w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym przez dochodzenie, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń;
- Informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazanie zgłaszającemu informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
- Działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa zgłaszającego lub wyrządza lub może wyrządzić szkodę zgłaszającemu;
- Zgłoszeniu zewnętrznym – należy przez to rozumieć przekazanie informacji
o naruszeniu prawa organowi publicznemu lub organowi centralnemu - Rzecznikowi Praw Obywatelskich. - Organie centralnym – należy przez to rozumieć organ administracji publicznej właściwy w sprawach udzielania informacji i wsparcia w sprawach zgłaszania
i publicznego ujawniania naruszeń prawa oraz przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych o naruszeniach prawa w dziedzinach objętych ustawą, ich wstępnej weryfikacji
i przekazania organom właściwym celem podjęcia działań następczych; - Ujawnieniu publicznym – należy przez to rozumieć podanie informacji
o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
§2. ZAKRES
- Procedura i jej postanowienia mają zastosowanie do zgłoszeń naruszeń prawa jakimi są działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące zakresu:
1.1. zamówień publicznych;
1.2. usług, produktów i rynków finansowych;
1.3. zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
1.4. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
1.5. bezpieczeństwa transportu;
1.6. ochrony środowiska;
1.7. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
1.8. bezpieczeństwa żywności i pasz;
1.9. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
1.10. zdrowia publicznego;
1.11. ochrony konsumentów;
1.12. ochrony prywatności i danych osobowych;
1.13. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
1.14. interesów finansowych Unii Europejskiej;
1.15. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
1.16. korupcji. - Procedura dotyczy zgłoszeń naruszeń prawa w innych podmiotach, które znajdują się w dziedzinie należącej do zakresu działania Organu.
- Jeżeli zgłoszenie należy do zakresu działania innego organu publicznego, Organ przekaże to zgłoszenie do właściwego podmiotu.
- W ramach Procedury zgłoszeń zewnętrznych, można zgłaszać naruszenia prawa dotyczące Organu, w kontekście związanym z pracą.
- Przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego, Zgłaszający może skorzystać
z poufnej porady Koordynatora ds. obsługi zgłoszeń.
§3. OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA ZARZĄDZANIE ZGŁOSZENIAMI
- Koordynatorem ds. obsługi zgłoszeń tj. osobą odpowiedzialną za przyjmowanie i rozpatrywanie Zgłoszeń Naruszenia oraz sprawującą całościowy nadzór nad przyjmowaniem i rozpatrywaniem Zgłoszeń jest Pan Andrzej Wiśniewski.
- Osoby, co do których z treści Zgłoszenia Naruszenia wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowane w działanie lub zaniechanie stanowiące Naruszenie nie mogą analizować takiego Zgłoszenia.
- W przypadku, gdy Zgłoszenie Naruszenia dotyczy osoby wskazanej powyżej lub w przypadku konieczności zastępstwa osobą odpowiedzialną jest Pani Emilia Hrypińska
§4. SYGNALISTA
- Zgodnie z zasadą dobrej wiary każda Osoba uprawniona do dokonania Zgłoszenia powinna zgłosić Naruszenie jeśli istnieją po jej stronie uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe.
- Status Sygnalisty uzyskuje każdy Zgłaszający, chyba że Wstępna analiza Zgłoszenia daje podstawy do przyjęcia, iż Zgłaszający w sposób oczywisty działał
w złej wierze (domniemanie dobrej wiary). W złej wierze pozostaje Zgłaszający, który działa w celu sprzecznym z prawem lub zasadami współżycia społecznego. - Decyzję o nadaniu statusu Sygnalisty podejmuje Koordynator ds. obsługi zgłoszeń.
§5. ZGŁASZANIE NARUSZENIA
- Zgłoszenia Naruszenia mogą być przekazywane za pomocą:
1.1. dedykowanej skrzynki mailowej obsługiwanych zgłoszeń zgloszenia@mlynary.pl;
1.2. wypełnienia formularza zgłoszenia Naruszenia stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszej Procedury i złożenie go Koordynatorowi ds. obsługi zgłoszeń po uprzednim kontakcie telefonicznym pod numerem wskazanym niżej;
1.13. telefonicznie po nr tel. 730 762 823. - Zgłoszenie Naruszenia powinno zawierać jasne i wyczerpujące wyjaśnienie przedmiotu Zgłoszenia oraz powinno zawierać przynajmniej następujące informacje:
2.1. datę oraz miejsce zaistnienia Naruszenia lub datę i miejsce pozyskania informacji o Naruszenia,
2.2. opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia Naruszenia,
2.3. wskazanie podmiotu, którego dotyczy Zgłoszenie Naruszenia,
2.4. wskazanie ewentualnych świadków Naruszenia,
2.5. wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje Zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania Naruszenia. - Zgłaszający zobowiązany jest do traktowania posiadanych przez niego informacji dotyczących podejrzenia Naruszenia jako tajemnicy i powstrzymania się od publicznych rozmów o zgłaszanych podejrzeniach Naruszenia, chyba że osoba ta jest zobowiązana do takiego działania przepisami prawa.
- Wskazane kanały komunikacji:
4.1. są niezależne od kanałów komunikacji wykorzystywanych w ramach zwykłej działalności Organu;
4.2. zapewniają kompletność, poufność i integralność danych, w tym ich zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych;
4.3. pozwalają na przechowywanie informacji w sposób trwały w celu umożliwienia prowadzenia dalszego postępowania wyjaśniającego.
§6. TREŚĆ ZGŁOSZENIA I INFORMACJA ZWROTNA
- Organ potwierdzi Sygnaliście przyjęcie zgłoszenia na podany adres kontaktowy. Informacje zostaną przekazane niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, o ile Organ nie otrzyma sprzeciwu na wysłanie potwierdzenia.
- Informacje o przyjęciu zgłoszenia nie zostaną przekazane, jeżeli Organ będzie miał uzasadnione podstawy sądzić, że takie działanie zagroziłoby ochronie poufności tożsamości Sygnalisty.
- Organ może zwrócić się do Sygnalisty, na podany adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w posiadaniu Sygnalisty – podanie ich jest dobrowolne.
- Jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa, Sygnalista zostanie poinformowany o odstąpieniu od rozpatrywania zgłoszenia oraz przyczynie odstąpienia.
- Sygnalista zostanie poinformowany/na o przekazaniu zgłoszenia do innego organu publicznego, jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że jest on właściwy do rozpatrzenia zgłoszenia.
- Sygnaliście zostanie przekazana informacja zwrotna w terminie nieprzekraczającym 3 miesiące od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.
- Sygnaliście ostanie przekazana informacja, jeżeli organ odstąpi od podjęcia działań następczych, podając uzasadnienie odstąpienia.
- Sygnalista zostanie poinformowany o ostatecznym wyniku działań następczych realizowanych na skutek zgłoszenia.
§7. FAŁSZYWE ZGŁOSZENIE
- Zgłoszenie Naruszenia może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze.
- Zakazuje się świadomego składania fałszywych Zgłoszeń Naruszenia.
- W przypadku ustalenia w wyniku Wstępnej Analizy Zgłoszenia albo w toku Postępowania Wyjaśniającego, iż w Zgłoszeniu Naruszenia świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, Zgłaszający może zostać pociągnięty do odpowiedzialności zgodnie z Ustawą z 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów w zakresie grzywny, ograniczenia lub pozbawiania wolności do 2 lat.
- Niezależnie od skutków wskazanych powyżej, Zgłaszający, świadomie dokonujący fałszywego Zgłoszenia Naruszenia może zostać pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej w przypadku wystąpienia szkody w związku z fałszywym Zgłoszeniem.
§8. SPOSÓB POSTĘPOWANIA Z OTRZYMANYMI ZGŁOSZENIAMI
- Zgłoszenia naruszeń prawa są weryfikowane przez Koordynatora ds. obsługi zgłoszeń w zakresie wiarygodności zgłoszenia oraz naszej odpowiedzialności za jego rozpatrzenie i przeprowadzanie działań następczych.
- W ramach postępowania, możemy zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do Zgłaszającego o udzielenie dodatkowych wyjaśnień.
- Jeżeli Zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Organu, podjęte zostaną dalsze kroki w celu zbadania sprawy i naprawienia naruszenia prawa. W szczególności Organ może podjąć jedno lub kilka z poniższych działań:
3.1. wprowadzenie zmian w swoich procedurach;
3.2. zgłoszenie naruszenia odpowiednim organom;
3.3. nałożenia sankcji na osoby odpowiedzialne;
3.4. przeszkolenia personelu;
3.5. wdrożenia nowych systemów kontroli. - W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego Organ może przekazać zgłoszenie:
4.1. jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym;
4.2. innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia. - W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania Organu, zostaną one niezwłocznie przekazane, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
- Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego Sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ poinformuje Zgłaszającego o takim odstąpieniu.
- Wszystkie zgłoszenia odnotowywane są w Rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.
W rejestrze znajdują się następujące informacje: numer zgłoszenia; data zgłoszenia; dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, adres do kontaktu; przedmiot naruszenia prawa; informację o podjętych działaniach następczych; datę zakończenia sprawy; informację o wydaniu zaświadczenia o podleganiu ochronie przed działaniami odwetowymi; datę zakończenia sprawy; informacje
o niepodejmowaniu dalszych działań w przypadku, o którym mowa w art. 40 ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów; szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona, oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia - o ile organ publiczny posiada te dane. - Zgłoszenia anonimowe, czyli takie co do których nie da się w sposób jednoznaczny zidentyfikować osoby dokonującej zgłoszenia, pozostawia się bez rozpatrzenia. Zgłoszeń anonimowych nie odnotowuje się w Rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.
§9. OCHRONA SYGNALISTY
- Sygnalistą może być każda osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Dotyczy to także przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.
- Organ zapewnia ochronę Sygnalistów poprzez:
2.1. ochronę tożsamości, chyba że otrzyma od Sygnalisty wyraźną zgodę na ujawnienie danych;
2.2. jeżeli zgłoszenie dotyczy innych osób, zapewnia także ochronę poufności ich tożsamości;
2.3 udział w procesie rozpatrywania bezstronnych osób, które zostały zobligowane do zachowania poufności, także po ustaniu stosunku pracy lub zakończeniu współpracy;
2.4. zapewnienie, że dostęp do danych Sygnalisty oraz dokumentacji związanej ze zgłoszeniem, będą miały tylko uprawnione osoby, które zostały przeszkolone w zakresie zapewnienia ochrony Sygnalistów. - Na żądanie Sygnalisty Organ wyda w terminie miesiąca od jego otrzymania, zaświadczenie potwierdzające, że Sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi przewidzianej w ustawie o ochronie sygnalistów.
- Dokonanie przez Sygnalistę zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że Sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą
o sygnalistach. - W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności,
o której mowa w ust. 4, Sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania. - Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.
- W przypadku podjęcia wobec Sygnalisty działań odwetowych, Sygnalista ma prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie) lub prawo do zadośćuczynienia.
- Środki ochrony sygnalisty opisane w Procedurze oraz przepisach, dotyczą także:
8.1. osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej
z Sygnalistą;
8.2. osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność Sygnalisty lub go zatrudniającej. - W związku z przyjmowaniem zgłoszeń zewnętrznych, Organ zapewnia ochronę poufności tożsamości osoby, której dotyczy zgłoszenie.
§10. KONTAKT DO RZECZNIKA PRAW OBYWATELSKICH
- Zgłoszenie zewnętrzne do Rzecznika Praw Obywatelskich może się zgłosić każdy, kto uważa, że organ państwowy naruszył jego prawa, że jest nierówno traktowany.
- Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl,
- Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa
- Istnieje także możliwość przekazania zgłoszenia w języku migowym, anonimowo poprzez formularz kontaktowy na stronie lub osobiście w jednym z oddziałów.
§11. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
- Procedura wymaga przeglądu co najmniej raz na trzy lata.
- Za aktualizację procedury odpowiada Koordynator ds. obsługi zgłoszeń.
- Procedura zostaje wprowadzona na czas nieokreślony.
Załączniki do niniejszej procedury:
1. Wzór formularza zgłoszenia naruszenia
2. Wzór potwierdzenie zgłoszenia naruszenia;
3. Wzór rejestru zgłoszeń zewnętrznych
4. Klauzula informacyjna RODO