Petycja w zakresie automatyzacji procesów administracyjnych
Petycja numer 2024/01 z dnia 06 Maja 2024
Kierownik Jednostki Samorządu Terytorialnego
zgodnie z art. 33 ust. 3 Ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2022 r., poz. 1526)
Dane wnoszącego petycję
Wprowadzone zgodnie z Ustawą z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 162 i 1590) oraz art. 4 ust. 5 Ustawy o petycjach (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 870).
Data złożenia petycji
Stosując art. 61 pkt. 2 Kodeksu Cywilnego (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 1740).
Adresat wniosku/petycji
Organ wskazany w przekazanym dokumencie, identyfikowany za pośrednictwem adresu e-mail, na który dostarczono niniejszy wniosek/petycję, uzyskanego z Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu.
W razie wątpliwości dotyczących procedury
Prosimy o zastosowanie art. 222 Kodeksu postępowania administracyjnego z dnia 14 czerwca 1960 r. (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 256 i 695).
Streszczenie celów petycji
Niniejsza petycja skierowana do Kierownika Jednostki Samorządu Terytorialnego ma na celu inicjowanie działań zmierzających do zwiększenia efektywności i oszczędności poprzez wprowadzenie nowoczesnych technologii automatyzacji w procesach administracyjnych gminy.
Kluczowe cele petycji obejmują:
4. Wzmocnienie Interoperacyjności: Zwracamy uwagę na potrzebę zgodności z nowymi regulacjami Unii Europejskiej dotyczącymi cyberbezpieczeństwa w tym automatyzacji (Dyrektywa NIS2) oraz krajowymi wymogami interoperacyjności.
Preambuła wniosku/petycji
Wprowadzenie
Odwołując się do UCHWAŁY NR 28 RADY MINISTRÓW z dnia 18 lutego 2021 r. dotyczącej Programu Otwierania Danych na lata 2021–2027 oraz Programu Zintegrowanej Informatyzacji Państwa (PZIP), który promuje wysokiej jakości e-usługi dla społeczeństwa i spójny system informacyjny, pragniemy zwrócić uwagę na możliwość uzyskania bezzwrotnej dotacji w wysokości 50 000 zł na automatyzację procesów w Państwa gminie.
Dotacja w wysokości 50 000 zł
Dotacja jest udzielana przez Polski Fundusz Rozwoju na projekty automatyzacyjne, dedykowane dla Państwa jednostki. Uzyskanie tej dotacji jest całkowicie wolne od jakichkolwiek kosztów dla samorządu, takich jak współfinansowanie czy opłaty VAT, i jest to dotacja bezzwrotna.
Wnioskodawcą, czyli stroną odpowiedzialną za cały proces ubiegania się o dotację, w tym przygotowanie niezbędnej dokumentacji i opisów, jest strona wnosząca petycję. Proces ten nie wiąże się z żadnymi ukrytymi kosztami ani dodatkowymi opłatami. Pełna odpowiedzialność za złożenie kompletnego wniosku dotacyjnego spoczywa na wnioskodawcy, którym jest strona wnosząca petycję.
Korzyści z automatyzacji procesów w administracji samorządowej
Automatyzacja procesów administracyjnych oferuje znaczące korzyści, które są zgodne z celami Uchwały Nr 28 Rady Ministrów oraz Programu Zintegrowanej Informatyzacji Państwa (PZIP). Implementacja automatyzacji umożliwia efektywniejsze świadczenie usług, skracając czas ich realizacji nawet o 50% i zmniejszając błędy operacyjne o 80%. Dzięki zastosowaniu technologii automatyzacji - RPA (Robotic Process Automation), usługi mogą być dostępne 24/7, co zwiększa ich dostępność o 24% i pozwala na szybkie dostosowanie do zmieniających się przepisów i potrzeb, skracając czas reakcji o 40%. W dłuższej perspektywie, RPA może przyczynić się do obniżenia kosztów operacyjnych o 30%.
Wprowadzenie automatyzacji przynosi więc nie tylko poprawę efektywności i dokładności w zarządzaniu zasobami oraz obsługą obywateli, ale także redukcję kosztów dla podatników.
Wszystko to przekłada się na lepsze funkcjonowanie administracji i zwiększoną satysfakcję użytkowników.
Więcej informacji na temat automatyzacji oraz przykłady wdrożeń można znaleźć na stronie Automatyzacja w Urzędach https://g1ant.com/automatyzacja-w-urzedach
Zatem;
W interesie zarówno decydentów, jak i obywateli (podatników), powinno być ciągłe promowanie rozwiązań, które optymalizują funkcjonowanie administracji publicznej. Zdaniem wnioskodawcy, działania te są zgodne z dyspozycjami art. 241 Kodeksu postępowania administracyjnego.
Takie działanie - zdaniem wnioskodawcy - idealnie wpisuje się w dyspozycje art 241 KPA -
"Przedmiotem wniosku mogą być w szczególności sprawy ulepszenia organizacji, wzmocnienia praworządności, usprawnienia pracy i zapobiegania nadużyciom, ochrony własności, lepszego zaspokajania potrzeb ludności."
Zatem;
Zaleca się regularne sprawdzanie stanu faktycznego i monitorowanie poziomu implementacji nowoczesnych rozwiązań w Urzędach. Dobrym przykładem skuteczności takich działań są udane wdrożenia w jednostkach administracji publicznej. Analizy i opisy tych wdrożeń, dostępne w bogatym piśmiennictwie, często podkreślają oszczędności zarówno w wydatkowaniu środków publicznych, jak i w liczbie roboczogodzin pracowników.
Informacje na temat udanych projektów oraz szczegółowe analizy korzyści płynących z automatyzacji można znaleźć na stronach internetowych jednostek administracji publicznej oraz w specjalistycznych publikacjach dostępnych na licznych portalach branżowych.
Ad exemplum
Udane wdrożenie 1
Sejm przyjął nowe przepisy mające na celu wprowadzenie automatyzacji procesów w Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Zgodnie z projektem, opracowanym przez Ministerstwo Finansów, zostanie uruchomiony system e-Urząd Skarbowy (e-US). System ten umożliwi dwustronną komunikację z podatnikami i pozwoli na załatwianie spraw podatkowych online, w tym na uzyskiwanie bezpłatnych zaświadczeń. e-US zastąpi obecnie funkcjonujący Portal Podatkowy i będzie miał taką samą moc prawną jak tradycyjne metody. Dodatkowo, uruchomiony zostanie system "e-Koncesje" do elektronicznego wydawania koncesji i zezwoleń.
Więcej informacji znajduje się na stronie internetowej Krajowej Administracji Skarbowej. Więcej... vide: Strona WWW Krajowej Administracji Skarbowej
Udane Wdrożenie 2
Urząd Miasta Bydgoszczy skutecznie wdrożył technologię RPA (Robotic Process Automation) do obsługi faktur, co znacząco usprawniło zarządzanie płatnościami i eliminowało błędy związane z ręcznym przetwarzaniem. Automatyzacja uwolniła urzędników od żmudnych zadań, pozwalając im skoncentrować się na pracach wymagających kreatywności. Ponadto, roboty zostały wykorzystane do zbierania i analizy danych o zużyciu energii elektrycznej, co umożliwiło efektywniejsze zarządzanie energią w mieście i obniżenie kosztów operacyjnych. Inicjatywa ta przynosi oszczędności budżetowe oraz poprawia jakość usług i wydajność pracy urzędu.
Więcej … vide: https://pfrdlamiast.pl/baza-miejskich-innowacji/robotyzacja-procesow-administracyjnych-w-urzedzie-miasta-bydgoszczy.html
Wybrane problemy cyfryzacji w samorządach Polski
W wielu jednostkach samorządu terytorialnego, takich jak urzędy gmin czy miast, nadal istnieją problemy z integracją i interoperacyjnością używanych systemów teleinformatycznych. Pomimo obowiązywania od 2012 roku Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, które określa minimalne wymagania dla rejestrów publicznych i wymiany informacji elektronicznej oraz systemów teleinformatycznych (Dz.U. 2017.2247), efektywne rozwiązania w tym zakresie pozostają niewystarczające. Dodatkowo, zbliża się koniec vacatio legis dla Dyrektywy 2022/2555, znaną jako NIS2, która ma na celu wzmocnienie cyberbezpieczeństwa w tym automatyzacji na terenie Unii Europejskiej.
W Serwisie Samorządowym Polskiej Agencji Prasowej znajduje się analiza mówiąca, że proces cyfryzacji w polskich urzędach miast przebiega nierównomiernie. Z raportu Obserwatorium Polityki Miejskiej IRMiR wynika, że chociaż 77% urzędów oferuje e-usługi dla mieszkańców, to w większości przypadków ograniczają się one do możliwości składania wniosków i deklaracji online. Miasta większe posiadają znacznie szerszą ofertę e-usług w porównaniu do mniejszych, z których 27% nie oferuje ich wcale. Raport zwraca także uwagę na problemy z dostępnością i zrozumiałością informacji o e-usługach oraz na brak skoordynowanej strategii cyfryzacji na poziomie miast. Mimo że pandemia COVID -19 przyspieszyła procesy cyfryzacji, nadal obserwuje się brak systemowego i długoterminowego podejścia do tej kwestii.
Więcej informacji można znaleźć w Serwisie Samorządowym Polskiej Agencji Prasowej. https://samorzad.pap.pl/kategoria/e-urzad/raport-o-cyfryzacji-samorzadow-male-miasta-nie-nadazaja-z-rozwojem-e
Niniejsze pismo zawiera analizę wybranych przez wnioskodawcę przykładów, które wskazują na pilną potrzebę kompleksowej cyfryzacji, szczególnie w kontekście zbliżającego się końca vacatio legis Dyrektywy 2022/2555, zwaną NIS2. Ta dyrektywa ma na celu wzmocnienie cyberbezpieczeństwa oraz automatyzacji w Unii Europejskiej.
Nasze działania z ostatniej dekady, w tym rozmowy z gminami oraz petycje i wnioski, wykazały, że obecny stan bezpieczeństwa IT oraz automatyzacji w wielu gminach i miastach jest niezadowalający. Wiele z nich nie spełnia ustawowych wymogów Rozporządzenia Rady Ministrów z 12 kwietnia 2012 r. dotyczących Krajowych Ram Interoperacyjności.
Wnoszący petycję:
G1ANT ROBOT SP. Z O.O. ul. Stepowa 34D 30 - 698 Kraków NIP: 6751702390 REGON: 383162421